Hand auf´s Herz: Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer BWA für eine einfache Unternehmenssteuerung wirklich zu 100% aus?
Es gibt Tools und Möglichkeiten, die nutzen wir nicht einmal zu 10% wirklich optimal aus. Die BWA ist so ein "geheimes" Tool. Oder nutzen Sie alle Möglichkeiten Ihrer BWA zur Unternehmenssteuerung wirklich aus?
Zum Glück gibt es aber Experten, die einem helfen, die Möglichkeiten die manche Tools bieten zu erkennen und zu zeigen wie ich diese wirklich nutzen kann.
Die BWA ist so ein "meist" ungenutztes Tool und Elfriede Hübner die Expertin, die Unternehmern zeigt wie Sie dieses Tool richtig für sich nutzen:
Elfriede Hübner
" Versuchen Sie auch regelmäßig ihre BWA zu lesen und zu verstehen?
Aber wenn sie auf Ihrem Schreibtisch oder im E-Mail-Eingang landet, schreckt Sie der Zahlen-Wirrwarr jedes Mal ab? Das geht nicht nur Ihnen so.
Mit der BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) verstauben Monat für Monat wertvolle Informationen in Schreibtisch-Schubladen.
Und damit die Chance, Probleme im Unternehmen rechtzeitig zu erkennen und zu bekämpfen."
Von Elfriede Hübner:
Vermutlich bekommen Sie jeden Monat eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Analysieren Sie die Zahlen gewissenhaft und ziehen Ihre Schlüsse daraus?
Oder haben Sie dafür gar keine Zeit? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen Unternehmer/*innen, die mit der BWA auch nichts anfangen können.
Ich kenne Geschäftsführer, die ihre BWA gar nicht sehen wollen. Die lassen Sie direkt vom Steuerberater an die Bank schicken. Denn die Banker wollen die BWA von ihren Kreditkunden regelmäßig sehen. Mit gutem Grund.
Die BWA – aktuelle Informationen frei Haus
Als Nebenprodukt der Buchführung liefert die BWA zeitnah wichtige Informationen zur aktuellen wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens. Steigen die Kosten und der Gewinn bricht ein, berichtet die BWA umgehend darüber. Damit bleibt genügend Zeit, um Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Tauchen die miesen Zahlen erst in der Bilanz auf, ist der Pleitegeier schon im Anflug. Das Dilemma wird öffentlich.
Damit verschlechtert sich das Bankenrating. Ebenso die Auskünfte von Creditreform und Co.
Jetzt wird es schier unmöglich, notwendige Finanzierungen zu bekommen. Weder von der Bank, noch von Lieferanten, noch von anderen potenziellen Geldgebern.
Anforderungen an die BWA
Die BWA kann für kleine Unternehmen eine kostengünstige und zeitsparende Grundlage für ein einfaches und zielgerichtetes Controlling sein. Um diese Aufgabe leisten zu können, muss sie eine Reihe von Anforderungen erfüllen.
Grundsätzliche Anforderungen
Zeitnahe Buchführung
- Die Zeiten, in denen Belege in Schuhkartons gesammelt und mehr oder minder regelmäßig zur Erfassung an ein Steuerberatungs-/ Buchhaltungsbüro gegeben wurden, sollten eigentlich vorbei sein.
- Über sichere Cloud-Lösungen können eingescannte Belege zur Erfassung weitergegeben werden. Im Gegenzug erhält das Unternehmen die Auswertungen ebenfalls digital übers Internet. Damit bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand.
Weitergabe aller Belege
- Natürlich erfordert es eine gewisse Disziplin, Belege sofort zu scannen und weiterzuleiten. Aber werden nicht alle Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst, kann die BWA kein tatsächliches Bild der wirtschaftlichen Entwicklung zeigen.
- Die eigenen Rechnungen sowie Rechnungen vieler Lieferanten werden mittlerweile sowieso schon digital ausgetauscht. Die müssen dann nur noch per Knopfdruck weitergeleitet werden.
Praxistipp
"Zum Jahreswechsel sollte die monatliche Planung für das kommende Jahr stehen. Bauen Sie die Planungen analog zu den Konten Ihrer BWA auf. Der monatliche Soll-Ist-Vergleich geht dann einfach und schnell."
Von der einfachen zur qualifizierten BWA
Anders als in der Bilanz, die sich an die strengen Vorschriften des Steuer- und Handelsgesetzes halten muss, haben Sie in der unterjährigen Buchhaltung noch gewisse Freiheiten. Dabei hat sich bewährt, bestimmte Buchungen, die für die Bilanz geändert werden oder unberücksichtigt bleiben, auf Sonderkonten zu erfassen. Bei den Bilanzarbeiten können diese Konten entsprechend berücksichtigt werden
1. Bestandsänderungen erfassen
Sie haben Aufträge schon zu einem Teil abgewickelt oder fertige Produkte, die noch nicht verkauft wurden? Dafür sind aber schon Kosten entstanden: Materialeinkauf, Kosten für Mitarbeiter, Energiekosten…
In der normalen BWA sind diese Leistungen nicht berücksichtigt. Für die Bilanz müssen diese Produkte genau zu Herstellungskosten bewertet werden. Arbeiten sie nicht mit einem Warenwirtschaftssystem, reicht es aus, wenn sie den Warenwert im Lager zu Herstellungskosten schätzen. Oder Sie arbeiten Erfahrungswerten.
2. Tatsächlichen Wareneinsatz ermitteln
In der Buchhaltung wird erstmal nur der Wareneinkauf erfasst. In vielen Fällen wird aber nicht nur das eingekauft, was gerade für den Auftrag gebraucht wird. Um Preisvorteile nutzen zu können werden größere Mengen bestellt. Was nicht sofort verarbeitet wird, landet im Lager. Der Wareneinsatz ist also niedriger als der Wareneinkauf.
Beim nächsten Auftrag können dafür Waren vom Lager geholt werden. Der Wareneinsatz ist höher als der Wareneinkauf.
Sofern Sie nicht mit einem Warenwirtschaftssystem arbeiten, schätzen Sie die
Zu- und Abgänge vom Lager. Zum Monatsende buchen Sie die die Bestandsveränderung auf einem entsprechenden Sonderkonto.
3. Abschreibungen berücksichtigen
Die Abschreibungen werden in vielen Unternehmen erst bei den Arbeiten für den Jahresabschluss ermittelt. Unterjährig zeigt die BWA damit ein besseres Ergebnis, als es in Wirklichkeit ist.
Vor allem bei Unternehmen mit großen Anlagevermögen und hohen Abschreibungen kann aus einem vermeintlichen Gewinn im Jahresabschluss schnell mal ein Verlust werden.
Erfassen Sie in der BWA monatlich kalkulatorische Abschreibungen. Nehmen Sie dazu die bisherigen Abschreibungen und addieren die für neu angeschaffte Anlagen hinzu. Die errechneten Abschreibungen für das laufende Jahr teilen Sie durch 12 und verbuchen sie monatlich.
4. Aperiodische Zahlungen verteilen
Manche Kosten fallen nicht kontinuierlich an, sondern werden nur einmal pro Quartal, Halbjahr oder Jahr bezahlt. Gebucht werden Sie dann, wenn die Raten fällig sind. Dazu zählen:
- Versicherungen,
- Beiträge,
- Zinsen und
- Weihnachts-/ Urlaubsgeld sowie Tantieme.
Verteilen sie die einzelnen Beträge gleichmäßig auf die entsprechenden Monate, für die Sie berechnet sind.
5. Kalkulatorische Kosten berücksichtigen
Unternehmerlohn
Als Einzelunternehmer bekommen Sie kein Geschäftsführergehalt. Sie müssen von dem leben, was im Unternehmen als Gewinn übrigbleibt. Damit stellt sich Ihr Unternehmen gegenüber einer GmbH besser dar, als es tatsächlich ist.
Ein Geschäftsführergehalt von 50.000 € unterstellt, wird aus einem Gewinn von 30 000 € ein Verlust von 20 000 €. Berücksichtigen Sie daher Monat für Monat in der BWA einen angemessenen Unternehmerlohn.
Zinslose Darlehen
Als geschäftsführender Gesellschafter haben sie Ihren Unternehmen ein zinsloses Darlehen zur Verfügung gestellt. Der fehlende Zinsaufwand verbessert das Unternehmensergebnis gegenüber Finanzierungen von externen Geldgebern.
Verbuchen Sie für Gesellschafterdarlehen kalkulatorische Zinsen. So sehen sie, ob das Unternehmen die Finanzierung tatsächlich stemmen kann.
Mietfreie Immobilie
Für die Immobilie des Inhabers muss das Unternehmen keine Miete bezahlen. Anders bei einem unbeteiligten Vermieter. Berücksichtigen Sie monatlich die entsprechenden kalkulatorischen Mieten.
Lesen Sie hier den Artikel:
"BWA lesen und verstehen:
Vom Zahlen-Wirrwarr zum Frühwarn-System"
Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist für kleine Unternehmen ein gutes Informations- und Steuerungsinstrument. Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmer und Geschäftsführerinnen ihre BWA lesen und die Zahlen verstehen.
Um von einer Standard-BWA zu einer qualifizierten BWA zu kommen, braucht es anfangs einige Überlegungen und Vorarbeiten. Dann aber läuft es fast automatisch
Wächst das Unternehmen und sowohl Organisationstrukturen als auch Angebotspalette werden komplexer, stößt eine Unternehmenssteuerung ausschließlich auf Basis der BWA an ihre Grenzen. Eine Weiterentwicklung der Controllinginstrumente ist auf der vorhandenen Basis aber viel einfacher als ohne diese Grundlage.
Über Elfriede Hübner
Mehr als zehn Jahre war Elfriede Hübner für Kreditentscheidungen bei Banken verantwortlich. Jetzt hilft sie Unternehmen und Selbständigen die eigenen Stärken bei Kreditverhandlungen ins richtige Licht zu rücken. Schließlich weiß sie, wie Banker ticken. Und welche Unterlagen und Informationen diese brauchen, um Kredite genehmigen zu können.
